Flytte inn - flytte ut

Oppgavene rundt det å innlosjere studentene for tidsrommet de skal bo her ved Elvesletta innebærer mer enn bare å overlevere nøklene til rommet.

Prosedyren starter med å registrere søknaden om bolig til riktig studiested og at søkeren faktisk har fått tildelt studieplass. Denne bekreftelsen legger studenten inn i Min Side i Samskipnadens app eller nettside. Enkelte kurs må vi korrespondere med Universitetet UNIS for å få bekreftet at vedkommende virkelig har fått tilbud og har takket ja til plassen.

Neste steg er tildeling av rom, og her er det flere hensyn å ta. Noen studenter skal bo her over lengre tid etter hvilke studieløp de er på, mens noen skal kun være her i noen uker. Huset Elvesletta 17 er forbeholdt langtidsbeboere og vi gjør et forsøk på å plassere de som tar samme kurs i nærheten av hverandre slik at de kan dele kjøkken. Målet er å øke trivselen til hver enkelt og skape mer samhold studentene i mellom.

Etter tildeling skal kontrakten sendes ut og signeres i appen eller via nettsiden innen fem dager. De utenlandske studentene har ikke norsk bank-id og må skrive ut kontrakten og signere manuelt før de skanner og returnerer kontrakten. Jeg må dermed passe på at disse er riktig signert før vi kan godkjenne tildelingen.

En uke før innflyttingen sender jeg ut en velkommen e-post med all nødvendig informasjon før ankomst. Siden andelen av studenter fra utlandet er såpass høy, blir all informasjon og e-post sendt på engelsk.

På ankomstdagen er min oppgave å sjekke at rommet er klar til innflytting. Er rommet rent, er sengetøyet på plass, fungerer lysene og alt ser greit ut, legger jeg en nøkkelbrikke og en brosjyre med info klar på bordet. I eposten studentene mottok fikk de opplyst kode til hovedinngangen slik at de får tilgang til rommet sitt uten at vi trenger å overrekke nøkkel personlig. I det jeg forlater det klargjorte rommet lar jeg døra være ulåst slik at studenten kan gå inn.

På kontoret kan jeg nå registrere studenten innflyttet i UNI , plattformen alle de nordnorske samskipnadene bruker.

Ved utflytting er det renholderne som samler inn nøklene i det de sjekker at rommet er tilstrekkelig rengjort. De samler inn det brukte sengetøyet til vask og legger på plass ny dyne og pute. Dynetrekk og laken må studentene selv ha med. Hvis rommet ikke er gjort skikkelig rent, får jeg beskjed om dette og må sende faktura til vedkommende for ekstra vask. 

Deretter er det min oppgave å registrere studenter som utflyttet i UNI slik at leieforholdet opphører. Mange studenter tar kontakt for å forlenge kontraktstiden, enten i forkant eller i etterkant for å kunne tilpasse oppholdet etter hvilke flybilletter de bestiller. Dette utgjør en del ekstra siden jeg da må oppdatere kontrakten og passe på at de signerer den på nytt. Men alt i alt er dette greie oppgaver å følge med på så lenge man holder oversikt på rekkefølgen av de ulike gjøremålene.